1. Introductie

Dit protocol betreft de procedure die moet worden gevolgd bij het doen van aanvragen aan het Partijbureau 50PLUS (“Partijbureau”) met betrekking tot het verstrekken van (gedeelten van) gegevens uit de ledenlijst van 50PLUS. Hierbij wordt rekening worden gehouden met de verscherpte eisen inzake privacybescherming als verankerd in het Privacy protocol van 50PLUS (inzake toegang tot deze gegevens). In die zin is deze procedure dus inhoudelijk complementair aan laatstgenoemd protocol.

2. Uitgangspunt

Het gebruik van de gegevens van leden zoals verstrekt bij hun aanmelding, zijn naar hun aard bestemd om uitsluitend intern gebruikt te worden door en voor de partij 50PLUS teneinde haar doeleinden te bereiken. Voor zover er geen wettelijke verplichting daartoe bestaat, mogen de gegevens uit de ledenlijst dus niet met derden worden gedeeld. Daarnaast gelden ten aanzien van het verstrekken van gsm-, telefoon – en bankrekeningnummers gelden bijkomende bijzondere restricties.

3. Soort gegevens

Het betreft hier met name de volgende informatie: 1

1. a) Lidnummer; b) Voorletters; c) Voornaam (facultatief) d) Achternaam e) M/V f) Geboortedatum g) Beroep (facultatief) h) Huisnummer i) Straatnaam j) Postcode k) GSM l) Vaste lijn telefoon m) E-mailadres
2. Aanvragers van de gegevens

Hierbij worden zes verschillende categorieën aanvragers onderscheiden:

1. a) Medewerkers van het Partijbureau 50PLUS binnen wiens taakomschrijving het gebruik van -en

toegang tot deze gegevens valt (met name leden – en financiële administratie); b) Gekozen leden in actieve dienst van het Hoofdbestuur (HB) van 50PLUS; c) Fractieleiders 50PLUS in actieve dienst in Eerste – en Tweede Kamer; d) Gekozen volksvertegenwoordigers van 50PLUS in actieve dienst, andere dan die genoemd onder c); e) Gekozen bestuursleden van 50PLUS in actieve dienst op regionaal en gemeentelijk; f) Leden van 50PLUS in het kader van hun activiteiten voor de partij.

1 Daarnaast beschikt de administratie van 50PLUS ook over specifieke informatie die strikt voorbehouden is aan de financiële sector en

Penningmeester. Te denken valt aan de bankgegevens van de leden. Deze gegevens worden nimmer gedeeld.

5. Criteria voor het (gedeeltelijk) verstrekken van gegevens
6. a) De aanvrager moet behoren tot een der categorieën onder punt 4, sub a) – f); b) De aanvragers uit de categorieën 4 sub b) – f) moeten reguliere 50PLUS leden zijn2, die in regel zijn

met hun contributieverplichtingen; c) De aanvragers uit categorie 4 sub d) – f) moeten het schriftelijke verzoek voor het verstrekken van

gegevens ondertekend indienen in .pdf formaat bij het Partijbureau, waarbij de naam en functie van de aanvrager duidelijk moet zijn aangegeven. Bovendien moeten aanvragers uit de categorie f) bijkomend het akkoord van de voorzitter van hun regionale bestuur overleggen.

Om geldig te zijn moet bij deze aanvraag tevens volgende informatie worden verschaft:

– welke gegevens uit punt 3, sub, a) – m) worden gevraagd; – voor welk doel/activiteit het beschikken over deze gegevens noodzakelijk is; – uitleg dat het aangegeven doel niet op een andere wijze kan worden bereikt3.

6. De te volgen procedure om gegevens te verkrijgen
7. a) Aanvragers als bedoeld in punt 4, sub a): ambtshalve toegang; b) Aanvragers als bedoeld in punt 4, sub b) en c): op basis van een eenvoudig verzoek (bij voorkeur via

email) aan het Partijbureau met de mogelijkheid op periodieke update op grond van een beslissing van het HB;

In beginsel worden aan bovengenoemde twee categorieën alle gegevens verstrekt, met uitzondering van bankrekeningnummers, tenzij dit laatste nodig is in het kader van de facturering en inning van de verschuldigde contributie.

1. c) Aanvragers als bedoeld in punt 4, sub d), e) en f): op basis van een verzoek per email aan het

Partijbureau. Bij deze aanvraag wordt tevens de onder punt 5, sub c), bedoelde informatie verschaft.

Het Partijbureau beschikt over 5 werkdagen om de aanvraag te behandelen en de aanvrager in kennis te stellen van zijn beslissing om al dan niet de gevraagde gegevens te verstrekken.

Gegevens inzake gsm- en/of telefoonnummer worden slechts verstrekt indien uit de aanvraag de noodzaak daartoe is aangetoond. Bankrekeningnummers worden nimmer verstrekt.

Maximaal 3 werkdagen na ontvangst van de aanvraag, informeert het Partijbureau de Secretaris van het HB omtrent de aanvraag en de voorgestelde beslissing terzake. Laatstgenoemde heeft dan de mogelijkheid om de aanvraag alsmede het concept antwoord in te dienen bij het Partijbureau, voorzien van zijn/haar advies, te agenderen voor de eerstkomende HB-vergadering. In dat geval informeert de Secretaris het Partijbureau terstond van zijn besluit tot consultatie van het HB, waarna het Partijbureau de aanvrager direct schriftelijk laat weten dat zijn aanvraag door het HB zal worden beoordeeld. Nadat het HB over de aanvraag in vergadering heeft besloten, informeert het Partijbureau de aanvrager over de genomen beslissing, in voorkomend geval, met overlegging van de alle of een gedeelte van de gegevens waarvoor afgifte is gevraagd onder vermelding van de voorwaarden welke zijn gesteld aan het gebruik ervan. Degene aan wie de informatie is verstrekt is verplicht deze na het gebruik voor het aangeduide doel te vernietigen.

versie: 12-02-2019 Informatie: R. Gielisse, lid HB

2 Onder ‘reguliere’ leden wordt in dit verband verstaan leden die in het bezit zijn van alle rechten aangaande het lidmaatschap. Zo

mogen er bijvoorbeeld geen disciplinaire procedures van welke soort dan ook tegen hen aanhangig zijn gemaakt. 3 Bij wijze van voorbeeld. Indien voor de aanvraag tot het afgeven van de gegevens van leden betrekking heeft op aanwerving van

vrijwilligers dient te worden aangegeven waarom de oproep van belangstellenden niet via een andere weg kan worden gedaan (zoals oproep in nieuwsbrieven o.i.d.).